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Information Rights Management = Dokumentensicherheit

Information Rights Management (IRM)

IRM

Information Rights Management: Durchgängige Dokumentensicherheit im digitalen Zeitalter!

Unerwünschter Datenabfluss kann für Betriebe existenzielle Folgen haben. Daher sind effektive Schutzmaßahmen, beispielsweise der Einsatz der Information-Rights-Management-Lösung ein absolutes Must-Have für jedes Unternehmen. Wie die Technologie genau funktioniert und warum sie im Zuge einer umfassenden Informationssicherheitsstrategie keinesfalls fehlen sollte, offenbaren wir Ihnen in dem folgenden Blogbeitrag.

Das technologische Wachstum hat in den vergangenen Dekaden eine Fülle disruptiver Innovationen hervorgebracht – und damit die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten, wie auch im Austausch stehen, grundlegend verändert.
Weiter sogar: Unternehmen sind mittlerweile angesichts wegweisender Technologien wie das Cloud Computing, die künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge nicht bloß äußerst vernetzt, sondern ebenso smarter und interaktiver eingerichtet als jemals davor.

Allerdings wächst mit der Dynamik auch die Gefahr, dass kritische Geschäftsinformationen unkontrolliert den Betrieb verlassen, missbräuchlich ausgenutzt oder aber gezielt entwendet werden.

So registrierten die Datenschutzbehörden in Deutschland 2021, einer Studie von DLA Piper nach, 40.000 Datenschutzverletzungen.
Darüber hinaus sind dem Information Risk Research Expertenteam von Gartner 50–70 Prozent jedlicher Sicherheitsvorfälle und 75 Prozent der gesamten Sicherheitsverstöße auf nachlässige oder aber heimtückische Angestellte zurückzuführen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Unternehmen die Sicherheit der Geschäftsinformationen bitterernst nehmen und nachhaltige und umfassende IT-Schutzmaßnahmen einführen – besonders in Hinsicht auf den Informationsschutz.

Ein wirksames Werkzeug kann an dieser Stelle Information-Rights-Management, kurz IRM, sein.

Information-Rights-Management schützt Geschäftsdaten, nicht Übertragungswege!

Im Gegenteil zu gewöhnlichen Informationsschutzlösungen, welche häufig bloß den Übertragungsweg oder die Benutzung beschützen, haben Information-Rights Management-Lösungen das Ziel, die Schutzvorkehrungen möglichst nahe an der schützenden Geschäftsinformation, zu positionieren.

Außer dem reinen Schutz von permanent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management bestimmt werden, inwiefern individuelle Anwender die Geschäftsdaten etwa ändern, ausdrucken oder an weitere Benutzer weitersenden dürfen. Die Festlegung der autorisierten Nutzer und ihre Zugriffsrechte sowie Bearbeitungsrechte geschieht hierbei entweder ad-hoc durch den Urheber eines Dokumentes oder einer E-Mail oder aber über zentral definierte Sicherheitsrichtlinien, die jeweils zur Anwendung kommen.

Ferner hat der Urheber die Option, die Berechtigungen temporär zu befristen und diese nachträglich zu entreißen.Dies kann insbesondere bei einer Projektarbeit von großem Nutzen sein oder im Falle einer fristlosen Entlassung.

Wie funktioniert Information-Rights-Management!

Beim Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung wird generell jedes einzelne Schriftstück, jede Datei sowie jede E-Mail, entsprechend ihrem Schutzbedarf, chiffriert.

Will ein Anwender ein IRM-geschütztes Dokument oder eine IRM-geschützte E-Mail öffnen, muss dieser sich vorerst mit einer Benutzerkennung und/oder einem Zugangswort anmelden. Die Daten werden mit den Fakten auf dem Information-Rights-Management-Server abgeglichen. Im Falle einer Einstimmigkeit wird dem Benutzer der Zugang gegeben.

Für die Vergabe von Berechtigungen gibt es, wie bereits erklärt, mehrere Optionen.
Dazu gehören Templates, welche von dem Urheber des Dokuments vordefiniert werden oder über wesentlich definierte Sicherheitsrichtlinien.

Information-Rights-Management: Vorteile und Nachteile auf einem Blick!

Die Einbindung von Information-Rights-Management bringt den Firmen deutlich mehr Sicherheit und Nutzen als andere IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.

Zum einen bieten Information-Rights-Management-Lösungen eine vollständige sowie dauerhafte Zugriffssteuerung über den gesamten Kreislauf der Geschäftsinformationen. Andererseits kann ein durchgängiger Informationsschutz aufgrund von dynamisch veränderbaren Zugriffsberechtigungen sichergestellt werden.

Darüber hinaus können Unternehmen mit einem vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Vielzahl anderer Bedrohungen begegnen:

Hierzu gehören:

Internetangriffe: Internetangriffe gehören, gemäß dem Risikobarometers der Allianz, zu den bedeutendsten Geschäftsrisiken weltweit. Durch den Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung gehen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle dank Verschlüsselung keinen Zugriff zu privaten Geschäftsinformationen erhalten.

wirtschaftliche Schäden: Wegen Datendiebstahl, Spionage sowie Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, laut Bitkom, aktuell ein jährlicher Schaden von 223 Mrd. Euro. Durch den Einsatz einer vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen wirtschaftliche Schäden unterbinden.

Vertrauens- und Reputationsverlust: Werden IT-Sicherheitsverletzungen sowie Datenschutzvorfälle publik verbreitet, müssen Unternehmen mit Reputationsverlusten planen, die aus negativer Medienberichterstattung abstammen können. Somit sorgten im vergangenen Jahr bekanntgewordene Datenlecks bei Facebook sowie LinkedIn für Furore. Durch den Gebrauch einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen und privaten Geschäftsinformation sicherstellen, unabhängig von der Vielzahl von Kopien und den Medien, worauf diese gespeichert sind.

Ungeachtet der vielen Pluspunkte die Information-Rights-Management-Systeme haben, können jene die Firmen weder vor analogen Bedrohungen sowie Attacken, etwa dem Abfotografieren des Bildschirmes oder etwa der Weitergabe eines ausgedruckten Dokuments, noch vor Angriffen, bei welchen die Persönlichkeit eines Nutzers übernommen wurde, absichern.

Fazit!

Information-Rights-Management-Lösungen gewinnen angesichts der aktuellen Bedrohungslage zunehmend an Bedeutung.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl bekannter Produzenten, welche mit innovativen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Allen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection.
Microsoft Azure Information Protection ist bereits in sämtlichen Microsoft-Tools eingebaut und lässt sich mühelos mit einem Klick aktivieren.

Wollen auch Sie Ihre privaten Geschäftsgeheimnisse mit der zuverlässigen Information-Rights-Management-Lösung schützen? Oder haben Sie noch Unklarheiten zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Sprechen Sie uns an!

Telefonisch unter 0049 8284 99690-0 oder per E-Mail unter vertrieb@esko-systems.de