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Wofür wird Microsoft Excel eingesetzt?

Microsoft Excel

Excel

Mehr als nur Tabellen: Microsoft Excel: Was ist das und wofür wird es eingesetzt?

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von der Firma Microsoft kennt wahrscheinlich jeder, welcher hin und wieder einen PC bedient. Doch obwohl Excel extrem bekannt ist, kennen viele nur einen Bruchteil der Features des mächtigen Tools. Denn Excel kann wesentlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir erläutern, was hinter diesem Allround-Talent an Software steckt.

Excel: Was steckt im Allround-Talent Excel?

Zuallererst einmal muss man über Excel wissen, dass diese Software dafür dient, Tabellen zu erstellen. Es wird also primär dafür benutzt, Daten sinnvoll zu verzeichnen und zu speichern – beispielsweise Kundenlisten mit Vornamen, Nachnamen, Telefonnummern etc. Um solche Angaben äußerst übersichtlich sowie optisch attraktiv darstellen zu können, bietet Excel übrigens verschiedene kostenlose Vorlagen.

Excel empfiehlt sich indes nicht nur für die Dateneingabe sowie die optische Darstellung dieser Daten, keineswegs. Läuft man über diese Perspektive hinaus, wird Excel erst so richtig interessant: Dieses Tabellenkalkulationsprogramm ist nämlich genauso in der Lage, Daten methodisch zu untersuchen, zu ordnen und auszuwerten.

Funktionen, welche viele Nutzer schon nicht mehr nutzen:
·       Excel kann anhand der eingegebenen Angaben Kalkulationen durchführen.
·       Excel kann Datenmaterial in übersichtliche Diagramme und Grafiken transformieren.
·       Excel hilft, festgelegte Zielgrößen und Zeiträume im Blick zu bewahren.
·       Excel liefert fachkundige Einschätzungen auf Basis bisheriger Resultate ab.

Kurz gesagt: Excel ist ziemlich einflussreich und ziemlich schlau. Und sogar wenn dieses Computerprogramm schon alt ist (erstmals auf dem Marktplatz herausgebracht worden ist es bereits 1987), wird es kontinuierlich weiterentwickelt. Als Teil der Office-Angebotsvielfalt gehört es neben dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word und dem E-Mail-Client Outlook zu den wichtigsten Angeboten der Marke Microsoft. Inzwischen ist Excel selbstverständlich auch Teil der Microsoft-Office-365-Familie und nicht mehr nur für das Betriebssystem Windows verfügbar, sondern ebenso für macOS und als mobile Anwendung für Smartphones wie auch Tablets (Android, iOS, Windows Phone).

Hinweis: Über die Excel App lassen sich ganz simpel Tabellen, die gedruckt vor einem liegen, digitalisieren. Schlichtweg ein Foto machen und schon hat man alle Angaben der fotografierten Tabelle digital in Form einer Excel-Tabelle zur Hand. Super brauchbar und flink!

Für wen ist Excel spannend?

Aufgrund seiner umfangreichen Funktionen kann Excel im Wesentlichen in allen Bereichen eines Gewerbes sinnvoll eingesetzt werden. Es bewährt sich zum Beispiel optimal hierzu, To-Do-Listen zu schreiben, welche nützlich sind, den Überblick über offene Aufgaben zu behalten. Wer ein wenig intensiver ins Projektmanagement einsteigen will, kann mithilfe von Excel auch Zeitpläne generieren, um Projektphasen zu visualisieren, Meilensteine zu definieren wie auch die Frist von Aufgaben zu berechnen. Oder wie sei es, einen eigenen Kalender zu erzeugen, in dem sämtliche für das Team relevanten Arbeitstermine sowie Daten eingetragen sind? Tipp: Wer in Excel bei „Weitere Vorlagen“ nach dem Stichwort „Kalender“ sucht, bekommt zahlreiche kostenfreie Kalender-Vorlagen.

Ebenso ein sehr beliebter Einsatzzweck von Excel: Zeiterfassung. Von der simplen tabellarischen Gliederung geleisteter Stunden über eine automatische Summierung sowie Darstellung von Überstunden bis hin zur Erstellung umfassender Schichtpläne ist alles möglich. Auch für die Zeiterfassung sind online viele Excel-Vorlagen kostenlos verfügbar, die als Grundlage für die eigene Zeiterfassung fungieren könnten.

In Konstellation mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich via Excel zudem Serienbriefe smart gestalten: Unkompliziert den Text in Word tippen und die Adressdaten aller Empfänger in Excel speichern. Jetzt noch beides miteinander verbinden und ab an den Drucker senden – so lässt sich jeder Brief mit einer persönlichen Adresse sowie Anrede ausstatten, ganz ohne diese Werte in jedem Schreiben manuell eintragen zu müssen. Das funktioniert in Verbindung mit Microsoft Outlook nebenbei bemerkt auch als Serien-E-Mail.

Wer in einem inländischen Betrieb in der Buchhaltung beschäftigt ist, wird bestimmt oft mit Excel in Berührung kommen. Weil das Programm bietet im Grunde alles, was man als Buchführer benötigt: Es lassen sich selbst Einnahmenüberschussrechnungen erstellen und ebenso die simple als auch die doppelte Buchführung mit Habenseite und Sollseite optimal abbilden.

Nebst der Buchhaltung wird Excel ebenfalls von etlichen Entwicklern in der Informationstechnik eingesetzt: Mithilfe der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XLM-Makros kann man Prozesse automatisieren und auf Basis von Excel individuelle Funktionen programmieren. Gleichzeitig lässt sich das Tabellenprogramm gleichfalls für einfache Anforderungen als Verzeichnis nutzen.

Fazit: Excel ist mehr als nur ein Tool zur Erstellung von Tabellen

Excel eignet sich optimal für eine Dateneingabe, die Analyse jener Datensammlung, für mathematische und statistische Kalkulationen sowie zur optischen Aufbereitung von Daten und Zahlen in Gestalt von Diagrammen & Co. Das macht die Computersoftware Excel zu jenem wahrhaftigen Allround-Talent, welches nicht nur im Unternehmensumfeld, sondern selbst im Privaten unzählige sinnvolle Einsatzmöglichkeiten eröffnet. Man denke nur an Einkaufslisten, To-Do-Auflistungen für die ganze Familie, die private Buchführung oder an Gästelisten für die Hochzeitsfeier – Excel hilft auch im persönlichen Alltag beachtlich, sich zu verwalten und Planungen anzustellen.

Da überrascht es keinesfalls, dass dieser Klassiker in der Softwarewelt ebenso heute noch dermaßen beliebt ist, wie am Anfang – auch wenn jeder Excel-Benutzer ganz gewiss schon öfter als einmal geflucht hat, angesichts der Tatsache, dass er in diesem mächtigen Werkzeug nicht die Funktion gesehen hat, die er sucht. Aber hierfür existieren ja glücklicherweise Suchmaschinen: Einmal eingegeben „Wie kann ich in Excel…?“ stößt man auf unzählige wertvolle Weblogs und Video-Tutorials zu jedem erdenklichen Excel-Problem.

Möchten auch Sie Excel in Ihrem Betrieb nutzen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Telefonisch unter 0049 8284 99690-0 oder per E-Mail unter vertrieb@esko-systems.de