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Was das Allround-Talent Teams alles kann: Die Microsoft-Software im Check

Microsoft Teams

Die Corona-Epidemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Angebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor aller Zeiten. Während im November 2019 etwa 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams nutzten, wuchsen die Werte ab März 2020, also ab Anfang der quasi weltweit geltenden Verpflichtung bzw. Empfehlung zum Home-Office, kontinuierlich rasant an.

Etwa ein Jahr später, im April 2021 verbucht die Software sage und schreibe 145 Millionen Anwender täglich – ein wahrlich explosionsartiger Zuwachs. Doch warum hat die Software im Grunde durch die Einführung des Home-Office so extrem Gewinn gemacht? Über welche Möglichkeiten verfügt Teams? Und ist die Teamlösung eigentlich zuverlässig?

Microsoft Teams ist eine Computersoftware, welche kleine wie auch größere Personengruppen oder auch Bereiche dabei hilft, leistungsfähig und transparent im Team zusammenzuarbeiten. Das Programm ist also eine Gesprächs-, Arbeiten-, Besprechungs- sowie Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Daten stehen immer allen Gruppenmitgliedern (je nach deren Berechtigungen) zur Verfügung und lassen sich wesentlich verändern sowie im Sinne der Durchsichtigkeit von allen kommentieren.

Mit Teams ist es machbar, gemeinsam im Kollektiv an Dateien zu arbeiten, Video- und Telefonkonferenzen abzuhalten und zu kommunizieren – egal ob 1:1 oder in Gruppen. Im Zuge dessen erklärt sich zudem, warum MS Teams im Verlauf der Corona-Pandemie und der dadurch bedingten Arbeit aus dem Home-Office heraus so einen extremen Andrang an frischen Benutzern hatte: Die Computersoftware hat absolut alles, was man benötigt, um als Gruppe digital an einem Strang ziehen zu können.

Die 2017 herausgebrachte Software empfiehlt sich im Zuge dessen im Übrigen für alle Unternehmensgrößen – angefangen beim Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was wiederum ein weiterer Erfolgsfaktor des Kollaborationstools wäre.

Microsoft Teams ist Bestandteil der Abonnements von Microsoft 365. Erhältlich ist MS Teams für Windows, macOS sowie Linux ebenso wie iOS sowie Android – es läuft schließlich sowohl auf Computern als auch mittels mobiler App auf Smartphones sowie Tablets.

Teams: Was alles in der Software steckt

Der Name der Computersoftware lässt es schon vermuten – Teams sind bei der gleichnamigen Microsoft-Software eindeutig im Vordergrund. Ebendiese Teams können Bereiche oder Projektteams sein, welche lang, mittel- wie auch nur spontan bestehen. Neben Teilnehmern aus dem individuellen Betrieb können zudem externe Personen Teil eines derartigen Teams sein, beispielsweise Dienstleister, Partner oder auch Kunden. Des Weiteren können Gruppen, derart heißen solche Einheiten in Microsoft Teams, offen wie auch geschlossen sein – offenen Gruppen kann jeder beitreten, zu geschlossenen Gruppen bekommen Sie nur Zutritt, wenn ein Benutzer der Gruppe Sie auffordert.

Neben Gruppen gibt es in Teams noch Kanäle – das sind die Orte, an denen Gruppen kommunizieren, Dokumente und Notizen ablegen, Termine einstellen wie auch einiges mehr. Innert der Kanäle findet also im Grunde die tatsächliche Arbeitsleistung statt. Jeder Nutzer, welcher den Kanal abonniert hat, wird automatisch über Neuigkeiten innerhalb dieses Kanals auf dem Laufenden gehalten. Nennt (sog. taggen) ein Anwender eine bestimmte Person mit vorangestelltem @-Zeichen, wird jene zudem zusätzlich informiert.

Um nahtlos mit den anderen Produkten der Microsoft-Familie agieren zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote sowie Access mühelos einbinden. Die stufenlose Anbindung ist jedoch nicht nur an Anwendungen aus der Microsoft-365-Welt möglich – auch andere Dienste wie YouTube, Wikipedia oder Twitter können Sie in Teams einbinden, um bloß einige der gegenwärtig über 50 Apps sowie Konnektoren zu nennen.

Man kann folglich via Teams sämtliche Dokumente in Echtzeit miteinander modifizieren und muss keinerlei Dateien mehr hin- und herschicken, weil diese zentral an einer Arbeitsstelle für alle zugreifbar gespeichert sind. Als Ablageorte für Dateien sind normalerweise SharePoint und OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, denkbar. Es lassen sich aber auch ohne Probleme andere Cloud-Systeme wie Google Drive oder etwa Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dateien, die innerhalb der Teams-Anwendung gepostet sowie überarbeitet werden.

Zusätzlich zu den Kanälen existieren Chats, in welchen sich zwei oder mehrere Nutzer austauschen können. Weil sich Chats auch mit Anhängen versehen lassen, Sie Fotos senden wie auch gar Dringlichkeitsstufen auswählen können, macht die Chat-Funktion von Microsoft Teams interne E-Mails in Betrieben vollständig obsolet.

Der in Teams eingebundene Kalender ermöglicht es, Termine, Besprechungen und Events im Auge zu behalten und zu organisieren. Für maximalen Komfort sind Outlook-sowie Teams-Agendas jederzeit selbstständig synchron plus ein Einladen zu Teams-Meetings ist direkt aus Outlook raus durchführbar.

Mit der Kollaborationssoftware Teams lassen sich zudem Video-Meetings planen wie auch durchführen. Dabei ist selbstredend auch ein Teilen des Displays realisierbar, ebenso wie Sie es vermutlich von Skype oder Zoom kennen. Ebenso sind die Funktionen Chat, Handzeichen sowie eine Aufnahme des Calls durchführbar. Teams hat ein innovatives Feature: Es ist eine automatische Umschrift der Besprechung möglich.

… und indem Sie stets über alles, was in Teams passiert, informiert sind, gibt es einen Newsfeed. Das Design erinnert an Social Media Seiten und zeigt im Feed sämtliche Infos chronologisch sortiert an, die relevant sind für die Projekte, an denen Sie kooperieren.

Tipp: Wenn Sie Teams schon nutzen, geben Sie einmal „/wasistneu“ in die Suchleiste ein – auf diese Weise sehen Sie die aktuellsten Änderungen an der Computersoftware und können sich über brandneue Features innerhalb von Teams auf dem Laufenden halten.

Erfüllt MS Teams die Vorgaben der DGVSO?

Wenn in einer Computersoftware die komplette interne Kommunikation plus Dateien unterschiedlichster Sorte, auch mit sensiblen Informationen, geteilt wie auch weiterverarbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt kritisch offenzulegen. Gewiss ist Microsoft sich der Verantwortung klar und schützt deshalb alle in Teams gespeicherten Dokumente mit der hauseigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker.

Außerdem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, welcher hierfür sorgt, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf den Code haben, welcher nötig ist, um diese verschlüsselten Dateien zu decodieren.

Um die verlässliche Übertragung der Daten zwischen dem PC des Nutzers und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine TLS- sowie SRTP-Verschlüsselung statt.

Um unseren strengen europäischen Bedingungen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, löscht Microsoft alle personenbezogene Daten, welche ein Nutzer oder Verwalter in Teams gelöscht hat, binnen 30 Tagen – und natürlich an allen Speicherorten. Darüber hinaus bekommen Unternehmen die Option, deren in Teams verarbeiteten Daten auf Wunsch ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland abzuspeichern.

Teams ist mit gängigen regulatorischen Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder auch HIPAA Business konform. Um die Anforderungen zu erfüllen, verfügt diese Computersoftware zum Beispiel über eine team- sowie organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. Dadurch ist selbst ein sicherer Gebrauch von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Anwender möglich.

Wer super-sicher gehen will, kann ebenso eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams installieren. So lässt sich sicherstellen, dass niemand – nicht mal Behörden oder Microsoft selbst – Zugriff auf die in Teams abgespeicherten Unternehmensdaten bekommt.