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Der Klassiker, wenn es um Präsentationen geht: PowerPoint unter der Lupe

MS Power Point

Sobald es um Präsentationen geht, ist PowerPoint die erste Computersoftware, die einem in den Sinn kommt: Ganz gleich, ob es um Präsentationen vor vielen Zuschauern geht, eine teaminterne Aufführung von Zwischenergebnissen aus einem Projekt, ein Aufzeigen von Messzahlen im Geschäftsführermeeting oder eine Präsentation von wissenschaftlichen Befunden. Aber was verbirgt sich alles in dem Computerprogramm, das schätzungsweise 30 Millionen Mal am Tag rund um den Globus für PowerPoint-Präsentationen eingesetzt wird? Wir richten den Blick hinter die Kulissen der Software, welche den Overhead-Projektor (glücklicherweise) in die Ecke verbannt hat.

Ebendiese Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft zählt neben Word und Excel zu den meistgenutzten Lösungen des Microsoft-Office-Pakets. PowerPoint ist nicht bloß für Windows, sondern auch für macOS sowie als mobile Applikation erhältlich. Und was kann diese Software? Also, in PowerPoint kreiert man auf allgemein so bezeichneten Folien – der Overhead-Projektor lässt grüßen – verschiedene Inhalte, welche sich dann via Beamer oder Bildschirm einem Publikum zeigen lassen. Dabei kann man neben textlichen Inhalten auch Fotos und Videos auf den Folien einfügen. Dank diverser Möglichkeiten zur Animation kann man ein abgestimmtes Timing zwischen Gesagtem sowie Gezeigtem umsetzen. Im Gegensatz zu den Präsentationsfolien eines Overhead-Projektors ist PowerPoint also interaktiver und deutlich flexibler. Es wird verwendet, um die Aussagen des Präsentierenden zu stützen oder darüber hinaus Informationen zu visualisieren, etwa in Form von Tabellen, Ablauf-Diagrammen bzw. Fotos. Und gewiss liefert PowerPoint hierbei auch etliche Auswahlmöglichkeiten, jeglicher Aufführung einen einzigartigen Touch zu geben.

Beamer statt Overhead-Projektor: Die Entstehungsgeschichte von PowerPoint

Im April 1987 wurde die erste Ausführung der Präsentationssoftware, die wir inzwischen als PowerPoint verstehen, von den zwei Softwareentwicklern Bob Gaskins und Dennis Austin veröffentlicht. Dennoch dazumal noch unter dem Markennamen „Presenter“ und nicht für und von Microsoft, aber für den Apple Macintosh.

Erst drei Jahre nach der Veröffentlichung, im Mai 1990, erschien die erste Windows-Version von PowerPoint unter dem bekannten Namen. Was ist in der Zwischenzeit geschehen?

Noch im selben Jahr, als die Ursprungssoftware Presenter für den Mac veröffentlicht war, also 1987, übernahm Microsoft die Firma Forethought Inc., die das Programm entwickelt hatte. Der Kaufpreis: Rund 14 Millionen Dollar. Microsoft erkannte offensichtlich sofort das enorme Potenzial der Software, schützte sich deshalb schon ein paar Monate nach ihrer Veröffentlichung die Ansprüche an der Vermarktung sowie Fortentwicklung der Präsentationslösung – noch ehe eigentlich abzusehen war, ob diese Applikation ein Gewinn werden würde.

Auch wenn PowerPoint seit langer Zeit der Spitzenreiter in Sachen Präsentationssoftware ist, verfügt ebenso Apple seit 2003 über ein gutes Konkurrenzprodukt: Keynote. Die Software beeindruckt vor allem durch seine Simplizität sowie Klarheit in der Usability. Als kostenlose Alternative zu PowerPoint ist Impress als Element von OpenOffice sowie LibreOffice geschätzt, welches von der Handhabung aber sehr an Microsofts Präsentationslösung angelehnt ist, doch bei Weitem keinesfalls denselben Funktionsumfang besitzt. Wer Wert auf eine deutsche Software legt, dem sei das Computerprogramm Presentations als Element der Softmaker-Office-Suite geraten.

Was PowerPoint so beliebt macht: Das alles steckt in der Präsentationssoftware

Seit vielen Jahren zählt Microsoft PowerPoint außer Word sowie Excel zu den meistgenutzten Programmen in Unternehmen – genauso wie übrigens auch im privaten Bereich. Wir wissen schon, dass man mit PowerPoint Vorführungen entwerfen kann. Aber was bedeutet das eigentlich? Gibt es womöglich Funktionen, die man sogar als Benutzer, der die Software regelmäßig verwendet, vielleicht noch gar nicht beherrscht?

Also, wussten Sie beispielsweise, dass man in PowerPoint statistische Ergebnisse aus Excel direkt einbauen kann in Form von anschaulichen Diagrammen oder Tabellen? Oder, dass man Präsentationscharts auch alleine in Word übernehmen sowie dort damit weiterarbeiten kann? Diese einzelnen Anwendungen aus der Office-Familie lassen sich ideal verbinden.

Ebenso eine wertvolle Besonderheit: Die Aufzeichnungsmöglichkeit. So lassen sich Präsentationen mitschneiden sowie auch im Nachgang nochmal anschauen oder mögen von Personen angeschaut werden, welche bei der tatsächlichen Darstellung nicht dabei sein konnten. Plus für sämtliche Profis sei zusätzlich beigefügt, dass PowerPoint sich mittels VBA-Script darüberhinaus vollumfänglich an eigene Bedürfnisse einstellen lässt und man Vorgänge automatisieren kann.

Lustiger Fact: Es gab übrigens niemals eine Office-Version 13 – eine solche wurde aufgrund von Bedenken wegen Triskaidekaphobie, dementsprechend der Angst von Menschen vor der Zahl 13, kurzerhand schlichtweg übersprungen. Bedeutet: Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) kam Version 14 (Microsoft Office 2010).

Holen Sie mehr raus aus PowerPoint

Eine in PowerPoint angefertigte Präsentation kann noch so toll designed sein – wenn der Referent den Content nicht gut rüber bringt, ist die Präsentation am Schluss dennoch nicht gut. Die Software kann also immer bloß hierbei assistieren, den Inhalt verständlicher zu präsentieren oder aber Gesagtes zu veranschaulichen. Neben einer guten PowerPoint-Präsentation bedarf es für den tatsachlich erfolgreichen Vortrag also besonders einer angemessenen Rhetorik des Sprechers – kaum etwas ist ermüdender als ein Referent, der lediglich Inhalte von Präsentationsfolien abliest, die dabei noch mit großen Mengen an Text überfüllt sind…

Ein Erfolgsrezept für eine gute PowerPoint-Präsentation existiert leider nicht, dafür sind die Verwendungszwecke der Software einfach zu vielfältig. Die aufgeführten Empfehlungen assistieren aber dennoch, bei der nächsten Vorführung beim Publikum zu punkten – sowie gleichzeitig wertvolle Zeit im Zuge der Erstellung der ppt-Datei zu ersparen:

  1. Folienmaster nutzen: Über einen Folienmaster lassen sich eigene Vorlagen für PowerPoint erstellen, die im Corporate Design des Unternehmens designed sind. Es dreht sich dabei um wiederkehrende Elemente wie ein Logo, das sich zum Beispiel auf jeder Folie oben in der Ecke finden lässt, ebenso wie eine einheitliche Bestimmung von Farbtönen plus Schriftarten auf jeder Folie. Einmal erstellt, lassen sich dank Folienmaster PowerPoint-Präsentationen unter Befolgung des Corporate Designs mit einheitlichem Design im Schnellverfahren erstellen.
  2. Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Statt einfach nur von dieser zur nächsten Folie überzugehen, kann man in PowerPoint zwischen unterschiedlichen Formen von Übergängen wählen. Die Software bietet diverse unterschiedliche Übergänge an, wie man diese ebenso von Software für Diashows oder von Videoschnittprogrammen kennt. Verbunden mit der Option, Bewegtbilder für jede Form von Objekten entwerfen zu können, kann die PowerPoint-Präsentation ganz schön ruhelos werden. Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein gezielt eingesetztes Vergrößern im genau geeigneten Moment beispielsweise kann die Zuschauer gänzlich faszinieren und den Blickpunkt der Konzentration ganz gezielt auf etwas lenken– ständig wechselnde Übergänge bei jeder Folie hingegen stören eigentlich und wirken unprofessionell.
  3. Vorlagen verwenden: Microsoft bietet ebenso für PowerPoint zahlreiche Motive mit unterschiedlichsten Layouts für jeden Anlass an, welche man als Benutzer kostenlos verwenden kann. Die Präsentationsvorlagen erstrecken sich von sachlich-schlicht über modern bis hin zu blumig und enthalten unterschiedliche Design-Details wie Beispielzeitachsen oder Infografiken, welche an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden können.
  4. Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Insbesondere, wenn viele Bilder oder Videos im Game sind, können PowerPoint-Dateien schon mal sehr groß werden. Das ist ungeeignet, wenn man die Präsentation etwa per E-Mail verschicken will. Man kann die Dimension von PowerPoint-Dateien ohne Qualitätsverlust verkleinern, indem man die hierin enthaltenen Fotos, Videos sowie Audios verkleinert, 3D-Modelle beseitigt (jene sind sehr ressourcenintensiv), die ppt-Datei in ein PDF-Dokument umwandelt oder die Datei am Schluss „zippt“. Wie dies detailliert geht, kann man zum Beispiel hier nachschauen: https://slidelizard.com/de/blog/reduce-powerpoint-file-size
  5. Einen Presenter nutzen: Normalerweise schaltet man per Maus oder Tastatur zur folgenden Präsentationsfolie. Wer ein kleines bisschen mehr Freizügigkeit für stärkere Gestikulation benötigt, demjenigen sei der Einsatz eines Presenters geraten. Das ist eine kleine Fernbedienung, mit welcher man auf die anschließende Folie schalten kann, ohne sich in der Nähe des PC’s aufzuhalten. Derartige Apparate sind schon für ein paar Euro zu haben, wirken sich dennoch in der Regel ausgesprochen positiv auf die Vortragsweise aus.
  6. Schriftarten einbetten: Da hat man eine perfekt formatierte Vorstellung erarbeitet, öffnet sie an einem anderen PC als gewohnt und stellt geschockt fest: Alles ist verrutscht, eine davor ausgesuchte Schriftart wurde durch eine Standard-Font verdrängt. Der Auslöser: Es wurde eine benutzerdefinierte Font benützt, welche auf dem PC nicht installiert ist. Um das Problem zu lösen, ohne auf individuelle Fonts verzichten zu müssen, kann man die Schriftarten einbetten. Dazu geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt hier die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, bestimmt darunter noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und übernimmt die Änderungen mit einem Klick auf „OK“. So sieht die PPP auf jedem PC exakt so aus, wie man möchte.