IT-Knowledge Management: Mehr Erfolg durch kollektives IT-Wissen!

Heutzutage verändert sich das implizite sowie explizite IT-Wissen ständig. Erschwerend kommt dazu, dass das kostbare IT-Wissen immer mehr in unterschiedlichen Arten und an unterschiedlichsten Orten aufbewahrt wird, beispielsweise in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder auch in den Köpfen der IT-Arbeitnehmer*innen. Vor allem in Hinsicht auf den demografischen Umbruch ist es für Betriebe unerlässlich, eine optimal intakte IT-Wissensmanagementstrategie einzurichten. Denn bloß auf diese Weise können sie sichergehen, dass spontane und nötige Entscheidungsgrundlagen nach wie vor zur rechten Zeit gemacht werden können. Was Wissensmanagement im Detail bedeutet und welche Leistungen eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie beinhalten sollte, lesen Sie in dem folgenden Blogbeitrag.

Fast kein anderes Ereignis hat heute so zahlreiche und langanhaltende Folgen auf die Unternehmen, wie der demografische Wandel. Zum einen führt er zu einem Mangel kompetenter Nachwuchskräfte und Fachkräfte. Zum anderen sorgt er für starke Wissensverluste durch die steigenden Fluktuationsraten sowie das altersbedingte Ausscheiden vieler Mitarbeiter*innen aus dem Arbeitsleben.

Die Resultate einer aktuellen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft bestätigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird diese Leerstelle mit 3,6 Millionen fehlenden Fachkräften ihren Gipfel erreichen.

Deshalb ist es für Unternehmen essenziell, das wertvolle Know-how der Wissensträger mit System zu erfassen wie auch die folgenden Mitarbeiter*innen hiermit fortzubilden – im Besonderen im IT-Bereich.

Ein erprobtes Mittel dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: IT-Wissensmanagement: Eine Definition!

Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden alle strategischen wie auch operativen Aktivitäten eines Unternehmens verstanden, welche einen Erwerb, die Benutzung, die Weitergabe sowie die Speicherung von IT-Wissen verbessern.

Dabei werden zwei Formen von Know-how unterschieden: explizites sowie implizites IT-Wissen.

• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen handelt es sich um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie beispielsweise Arbeitsanweisungen oder etwa Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Know-how, welches auf der Eingebung, den Praxiserfahrungen und dem Können einzelner IT-Facharbeiter basiert. Daher ist es nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gespeichert und daher schwierig reproduzierbar beziehungsweise teilbar, wie beispielsweise das Know-how einer komplexen Problembehebung einer Computersoftware.

Analog zu den beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Lösungswege unterschieden: die People-to-Document-Strategie und die People-to-People-Strategie.

• People-to-Document-Strategie: Hierbei handelt es sich um ein Konzept, welches eine allgemeine Bereitstellung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Hierfür bieten sich hauptsächlich Standard-Inhalte mit geringerem Komplexitätsgrad sowie einer längeren Gültigkeitsdauer an.
• People-to-People-Strategie: Im Gegenteil dazu befasst sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung sowie dem gewinnbringenden Einsatz von IT-Wissen im Unternehmen. Die Strategie ist hauptsächlich für umfangreiches Expertenwissen geeignet.

Die wichtigsten Aufgaben eines IT-Wissensmanagements!

Der intelligente Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist inzwischen ein erfolgskritischer Faktor für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Besonders in Zeiten, in denen sich das IT-Wissen begründet durch die fortschreitende Digitalisierung und globale Verkettung rasanter verändert, sind Tools und Methoden des IT-Wissensmanagements agiler gemacht worden.
Während das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation größtenteils aus gemeinschaftlichen Wissensdatenbanken bestand und die Aufgabe hatte, selbige einzurichten sowie zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute entscheidend mehr Aufgaben. Hierzu gehören:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation beschäftigt sich mit der Analyse und Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Unternehmens. Die Absicht ist es, eine Aufzählung sämtlicher internen und externen Fakten, Ressourcen und Fähigkeiten eines Betriebs zu erhalten.
2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung beschäftigt sich mit der Entwicklung von neuem IT-Wissen innerhalb von Betrieben, etwa durch optimierte Lernprozesse, performante digitale Tools oder innovative didaktische Ansätze. Die Absicht ist es, das IT-Wissen dauerhaft ins eigene Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu besorgen.
3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb dreht es sich darum, innovatives IT-Wissen nicht unternehmensintern zu entwickeln, sondern außerhalb zu erwerben, beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider. Das Anliegen ist es, einen direkten Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um beispielsweise zukünftige IT-Projekte rascher umsetzen zu können.
4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Frage, wie IT-Informations-Silos aufgemacht werden können, um das bereits vorhandene IT-Wissen ideal zu verbreiten.
5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung beschäftigt sich mit der Thematik, wie das existierende IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und dabei den Ressourceneinsatz zu reduzieren.
6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Arbeitsfeld eines umfangreichen IT-Wissensmanagements. Die Absicht ist es, das IT-Wissen langfristig, teilweise sogar über einige IT-Mitarbeiter*innen-Jahrgänge über zu erhalten, zu aktualisieren und vor allem vor Datenverlusten sowie internen und externen Angriffsversuchen abzusichern.
7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu bewerten.

IT-Wissensmanagement: Welche Modelle des IT-Wissensmanagement gibt es!

Es gibt mittlerweile eine Menge verschiedener Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen auf dem Markt, welche das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren probieren. Zu den Bekanntesten zählen.

• das Wissensmanagement nach Nonaka sowie Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie …!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der wesentliche Unterschied besteht jedoch darin, dass es sich aus dem impliziten und expliziten Wissen vieler Köpfen bildet und dem Unternehmen auf diese Weise etliche Vorteile und Möglichkeiten bringt.

Dazu zählen beispielsweise:

• volle Transparenz plus den Gesamtüberblick über die Kenntnisse sowie das IT-Wissen sämtlicher Mitarbeiter*innen
• nachhaltige Dokumentation, welche Erfolgspunkte und Misserfolge wesentlich sichtbarer macht
• frühzeitige Erkennung von Chancen und Gefahren
• optimierte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Interaktion dank einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Hindernissen
• verbesserter Kundenservice sowie Qualitätssteigerung
• Steigerung der Zufriedenheit der Kunden dank optimierter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market angesichts eines inneren IT-Wissensmanagements
• Umgehung von Doppelarbeiten dank zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Informationen, Best Practices und Antworten für alle IT-Experten
• Potenzierung von IT-Expertenwissen

Fazit: Leistungsstarkes IT-Wissensmanagement verändert Unternehmensstrategien!

IT-Wissensverlust kann Unternehmen hochpreisig zu stehen kommen. Kein Wunder daher, dass der Gebrauch von leistungsstarken IT-Wissensmanagementsystemen mit der wachsenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis sowie der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Bedeutung gewinnt. Eine umfangreiche und gut funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie bietet Betrieben die Chance, das geballte IT-Wissen ihrer Arbeitnehmer*innen zu identifizieren, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten und weiterzugeben – aber auch zu messen und zu evaluieren.