IT-Onboarding: Neue Mitarbeiter professionell sowie dauerhaft einbinden!
Es existiert keine nächste Möglichkeit für einen ersten Eindruck – dies gilt heutzutage vor allem im Recruitingprozess. Damit frisch eingestellte Kollegen nicht bereits schon während der Probezeit wieder kündigen, ist ein strukturiertes Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Firmenbereiche, speziell der IT, wesentlich. Was Betriebe beim Onboarding-Prozess aus der Perspektive der IT beachten müssen, erfahren Sie in dem anschließenden Blogbeitrag.
In einer wettbewerbsgetriebenen Marktumgebung, in der wertvolle Arbeitskräfte immer häufiger ihren Job tauschen, wird ein strukturiertes und wohlüberlegtes Onboarding-Verfahren immer entscheidender. Zum einen schafft es einen optimalen Ausgangspunkt sowie eine dauerhafte Eingliederung hinzugewonnener Fachkollegen in die Firma, auf der anderen Seite profitieren Geschäftsbetriebe durch eine gesteigerte Effizienz und eine stärkere Mitarbeiterbindung sowie die im Zuge dessen reduzierten Fluktuationskosten.
Nach der neuen Erhebung „Onboarding im Wandel“ (siehe PDF) von Haufe haben heutzutage 83 Prozent der betrachteten Geschäftsbetriebe festgestellt, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding essenziell ist, um hinzugewonnene Kollegen direkt ins Unternehmen einzugliedern wie auf lange Sicht zu halten. Gleichzeitig sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Einstellungsjahr durch eingesetzte Onboarding-Maßnahmen vermindert werden konnte. 93 Prozent der Geschäftsbetriebe sind des Weiteren der Meinung, dass durch gründliche Einarbeitung die soziale Einbindung der neuen Arbeitnehmer optimiert und akzeleriert werden kann. 92 Prozent der Betriebe stimmten im Übrigen zu, dass dies ebenso für die fachbezogene Einbindung gültig ist.
Ungeachtet ebenjener Onboarding Vorgehensweisen erzählen 30 % der Firmen von Fällen, bei denen neu unter Vertrag genommene Beschäftigte noch vor dem anfänglichen Arbeitstag wieder gekündigt haben. Vermutlich, insofern sie sich zu wenig willkommen gefühlt haben, generell an der anzutretenden Stelle Zweifel hatten oder vom zukünftigen Arbeitgeber bis zum ersten Werktag nichts mehr gehört haben?
Aufgrund dessen genügt es insofern nicht, die neu gewonnenen Angestellten mit einem warmen Händedruck am Eingang zu begrüßen – eher sind intelligente Onboarding-Maßnahmen geboten, welche in den Monaten und Tagen vor dem Jobbeginn des hinzugewonnenen Arbeitnehmers erfolgen. Hierzu zählt auch das IT-seitige Onboarding.
Der frühe Vogel fängt den Wurm!
Heute ist annähernd jedwedes Wirtschaftsunternehmen auf eine leistungsfähige IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für Aufgaben eines einzelnen Kollegen, die Organisation und Steuerung von Aufgaben und auch Betriebsabläufen oder auch den Informationsaustausch innerhalb von Abteilungen, zu Konsumenten oder aber mit Zulieferern.
Zumal ein vollwertig ausgestatteter Büroarbeitplatz nicht allein für einen ersten positiven Gesamteindruck sorgt, sondern ebenfalls für die zukünftige Fortentwicklung und die Rentabilität eines Beschäftigten entscheidend ist, nimmt die Betriebs-IT-Infrastruktur beim ordnungsgemäßen Onboarding eine wesentliche Rolle ein.
Beim Onboardingprozess ist die Firmen-IT in 1. Linie dafür zuständig, dass der Büroarbeitsplatz eines neu gewonnenen Beschäftigten vor dessen Eintrittstag eingerichtet wird. Hierzu zählen neben dem Bestellen ebenso wie dem Zur Verfügung stellen der bestmöglichen Hardware, die Installation und das Konfigurieren aller notwendigen Programme, Accounts wie auch Rechten. Darüber hinaus sollten ebenfalls Security-Awareness-Kurse für die Themenbereiche IT-Sicherheit sowie Informationsschutz erstellt und durchgeführt werden, um die neu gewonnenen Mitarbeiter von Beginn an für sicherheitsbedeutsame Themengebiete aufmerksam machen und bestärken zu können.
Verschlafen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Firmen-IT!
Bis dato gibt es zahllose Geschäftsbetriebe, in denen das IT Onboarding nicht ausreichend beachtet wird. In diesem Zusammenhang kann sich ein unprofessionelles oder lückenhaftes Onboarding ungünstig auf die Mirarbeiteridentifikation auswirken und bisweilen eine Gefahr für die IT-Security, Informationssicherheit, Internetsicherheit und den Datenschutz darstellen.
Aufgrund dessen ist das IT Onboarding für eine Unternehmung essentiell.
In diesem Zusammenhang hat sich IT-seitig im Onboarding das nachfolgende Vorgehen etabliert:
- Wahl der adäquaten Hardwarekomponenten
Bei der Selektion der passenden Endgeräte ist zu beachten, dass alle Abteilungen sowie Entscheider von der IT, über die Personalabteilung bis hin zur Fachabteilung in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden.
In einem gemeinsamen Austausch gilt es festzulegen, welche Hardware, Peripheriegeräte wie auch sonstigen Zubehör der hinzugewonnene Kollege verwenden soll. Ist die Hardware noch nicht verfügbar, muss sie von der IT-Abteilung in Koordination mit dem Einkauf bestellt werden. Nachdem die Hardware verfügbar ist, erfolgt der Aufbau des Arbeitsplatzes mit dem benötigten Equipment sowie die Inbetriebnahme wie auch Überprüfung der Web- und Telefonieverbindung.
- Spezifizierung der notwendigen Softwareanwendungen sowie der Lizenzen.
Zeitgleich zur Ausstattung des physikalischen Arbeitsplatzes muss die benötigte Computersoftware bestimmt werden. Abhängig vom Aufgabenbereich braucht der neu gewonnene Angestellte neben den gewohnten Applikationen wie etwa MS Office auch benutzerdefinierte Software, wie zum Beispiel ein spezielles Warenwirtschafts-System, Grafik-Tools oder etwa InDesign. Die Unternehmens-IT muss zuvor überprüfen, ob Userlizenzen gekauft oder auch hinzufügt werden müssen. Anknüpfend heißt es, die Software zu installieren, die Benutzerberechtigungen zu erteilen und das Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Arbeitnehmers einzurichten.
- Einrichtung der Zeiterfassung
Gemäß einem Urteil des EuGH vom 14.Mai 2019 sind Unternehmen in der Verpflichtung, Werkzeiten von Angestellten zu erfassen. Aufgrund dessen sollte für jeden neuen Mitarbeiter ein individuelles Zeitkonto vorgesehen werden, um die Zeiten gleich vom ersten Arbeitstag an erfassen zu können.
- Einrichtung der Zutrittskontrolle
In vielen Firmen wird die Zugangskontrolle technologisch geführt. Die IT-Abteilung muss dann die passenden Firmenbereiche freischalten, damit der neu gewonnene Mitarbeiter nicht vor verriegelten Türen steht.
- Zurverfügungstellung, Administration sowie Absicherung portabler Endgeräte
Zahlreiche Unternehmungen bieten ihren Mitarbeitern für das mobile Tätig sein die Nutzung portabler Devices. Wird ein hinzugewonnener Arbeitnehmer mit einem portablen Endgerät wie beispielsweise einem Laptop, einem Tablet-PC oder einem Smartphone ausgestattet, sollten solche Endgeräte in einer Mobile-Device-Management-Lösung administriert werden. Um die Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu steigern, sollten die benutzten Devices u.a. durch eine Anti-Viren-Software, eine Firewall, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Harddriveverschlüsselung gesichert werden. Zusätzlich sollte ein Virtual Private Network, abgekürzt VPN, realisiert werden, um neuen Kollegen einen geschützten Fernzugang auf das Firmenetz zu gewähren.
- Unterrichtung wie Seminare zu sicherheitsrelevanten Themengebieten
Bei Stellenantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neu gewonnenen Arbeitnehmers in die Hardware, Softwareanwendungen und die IT-Sicherheit. Darüber hinaus sollte die IT-Abteilung den hinzugekommenen Beschäftigten mit den Regeln für die Internetnutzung wie auch mit dem unternehmensweiten Datenschutzkonzept vertraut machen. Ansonsten sollten in den 1. Tagen und Wochen Security-Awareness-Schulungen für die Themenfelder IT-Sicherheit und Datenschutz terminlich festgelegt und umgesetzt werden, um die ankommenden Mitarbeiter von Beginn an für sicherheitsbedeutsame Themen empfänglicher machen und stärken zu können.
Mitarbeiterbindung beginnt schon bei der Eingliederung!
Insbesondere in den ersten hundert Tagen ist das Risiko hoch, dass hinzugewonnene Fachkräfte wieder abspringen. Des Öfteren werden dafür gemäß der neuesten softgarden-Untersuchung „Probezeit für Arbeitgeber“ ein negatives Betriebsklima, falsche Erwartungen an die Betriebskultur oder auch die Enttäuschung über den herrschenden Führungsstil als Grund angegeben.
Deshalb ist es unerlässlich, dass neue Beschäftigte besonders in der Anfangszeit mithilfe eines sinnvoll organisierten und mit System aufgebauten Onboarding-Vorgangs aufgenommen und in das Unternehmen einbezogen werden.
Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein zielorientiertes sowie effizientes IT-seitiges Onboarding aufbauen können, das es allen Arbeitnehmern gestattet, auf einfache und interessante Weise einzusteigen? Sprechen Sie uns gerne an, telefonisch unter 0049 8284 99690-0 oder per E-Mail unter vertrieb@esko-systems.de
