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Kann ich OneDrive im Unternehmen bedenkenlos einsetzen?

One Drive

Dropbox, Google Drive, iCloud und mehr – Cloud-Dienste gibt es heutzutage viele. Die Option aus dem Hause Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt nennt sich OneDrive. Was kann OneDrive? Punktet die Cloud-Lösung in Puncto Datenschutz? Bewährt sich der Service eher für private oder für geschäftliche Zwecke? Wir haben OneDrive einstmals unter die Lupe genommen…

Mit Hilfe des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Daten in einem Online-Storage uploaden – oder, wie es so attraktiv heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien ablegen, sodass diese ortsunabhängig im Zugriff sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, welche erhältlich ist für WindowsPhone, iOS wie auch Android. Mit OneDrive hat man daher Fotos sowie Dateien überall und auf jedem Gerät zur Hand – super praktisch!

Ein Cloud-Speicher ist aber nicht nur sinnvoll, um von überall aus auf Datenmaterial zugreifen zu können: Besonders im Falle eines Verlusts bzw. Defekts eines Endgeräts ist es enorm kostbar, wenn alle relevanten Dateien an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Eigenschaft, die sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente und andere geschäftliche Dateien extrem von Vorteil ist. Ein Backup wird dadurch dennoch nicht ersetzt.

Mit dem Ziel, dass ständig sämtliche Daten überall synchron sind, kann man ganz einfach einen sobezeichneten OneDrive-Ordner auf dem Computer anlegen. Alle Dateien, welche in diesen Ordner geschoben werden, landen dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, abgeändert oder gelöscht werden, erfolgt eine automatische Synchronisation auf jeglichen anderen Speicherorten. Alleinige Anforderung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.

Für einen idealen Austausch mit anderen, lassen sich Dateien und Fotos aus OneDrive problemlos teilen – ob ein Geburtstagsfoto des Enkels, das man der Oma senden möchte, oder der Geschäftsbericht, welchen man dem Chef zur Durchsicht zukommen lassen möchte. Anstatt eine Datei via E-Mail zu versenden oder diese auf einen USB-Stick zu bringen und so für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird demjenigen, dem man das entsprechende File zur Verfügung stellen möchte, einfach ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht extrem schnell und sorgt zeitgleich dafür, dass nicht vermeidbare Kopien von Dateien angefertigt werden.

Rat: Wenn Sie Windows 10 verwenden, ist OneDrive im Vorfeld auf Ihrem Computer installiert. Unter einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um loszulegen.

Link zum Download: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download

OneDrive for Business: Die Microsoft-Cloud für Unternehmen

Ergänzend zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft auch ein Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Hierbei handelt es sich um einen Cloud-Speicherdienst von Microsoft, der speziell für den Einsatz in Firmen entwickelt wurde und somit ideal auf die Teamarbeit angepasst wurde. Die Cloud-Lösung beruht im Kern auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann via OneDrive for Business in Echtzeit mit mehreren Personen an ein- und demselben Dokument gemeinsam wirken – Co-Authoring nennt man die leistungsfähige Vorgehensweise, die echtes Teamwork der Zukunft realisierbar macht.

OneDrive funktioniert Hand in Hand mit anderen Microsoft Applikationen – speziell mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Beispielsweise kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Person A in OneDrive gespeichert hat, von Nutzer B via Browser angesehen und überarbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint eingerichtet haben muss auf seinem Rechner. Und Nutzer C kann vom anderen Ende der Erde hierbei zusehen und die Änderungen kommentieren. Diese Möglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams enorm, vor allem in solchen, bei welchen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und der andere Teil Mac-User sind. Infolge der automatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können zudem alle Kollegen bei einer kollaborativen Arbeit immerzu die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände beziehen zu müssen.

Weiterer Pluspunkt von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung zur Verfügung. Nutzer können also alte, zuvor abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, welche in OneDrive liegen, rekonstruieren. Normalerweise werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund völlig von allein gespeichert und können bei Bedarf nochmals verwendet werden.

Erfüllt OneDrive die Vorgaben der DSGVO?

Vorrangig einmal muss man akzeptieren, dass für eine Lösung wie OneDrive, in der sensible, vertrauliche Daten gespeichert sind – egal ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle spielt. Ebenso muss nachvollziehbar sein, wer (zumindest in Theorie) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten beziehen kann.

Wie ist der Status Quo? Nun, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einmal abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten in OneDrive extra verschlüsseln möchte, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker hilfreich sein als Erweiterung für einen geschützten Einsatz von OneDrive im Unternehmen. OneDrive for Business bietet auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Option, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine einfache, aber wichtige Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und selbige periodisch ändern.

An welchem Ort sind die Daten gespeichert? Dies ist eine zentrale Frage, weil wenn die Daten, welche in OneDrive liegen, auf amerikanischen Servern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht äußerst kritisch zu betrachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Einsatz wäre somit für europäische Firmen nicht denkbar, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Stand der Dinge. Daher werden die Daten sämtlicher Unternehmen, die OneDrive for Business nutzen, und ihren Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gelagert.

Wer genaue Informationen sucht, an welchem Ort Microsoft welche Daten sichert, wird auf dieser Seite garantiert fündig. An dieser Stelle sind alle Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt. Die Daten der User des Dienstes OneDrive for Business, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden folglich nur in Deutschland gehostet.

Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken kritisiert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht ordentliche Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Dienst OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – selbst wenn das Unternehmen seinen Firmensitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an selbiger Stelle gesagt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten seiner Kunden maschinell zu durchsuchen. Diese Handlung eignet sich dafür, Dateien ausfindig zu machen, welche „unangemessene“ Inhalte zeigen. Sieht der Microsoft-Crawler Daten, die gegen seine Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung.

Legt man in der privaten OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern somit beispielsweise das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind erwartungsgemäß unbekleidet ist, könnte dies theoretisch zu einer Sperrung des Kontos leiten – über den automatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto aufgespürt und als unangemessen eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwiefern jene verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und laut Gesetz überhaupt erlaubt sind, wird bereits seit geraumer Zeit geführt – bis jetzt mit unterschiedlichen Ergebnissen. Aber Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Gebrauch dieser Technik und dem vollautomatischen Scan der eigenen Daten zu – das muss man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es zu verwenden.