Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung und der hiermit einhergehenden technologischen Entwicklung stehen Firmen vor einer Flut neuer Aufgaben. Eine äußerst tückische sowie schwer zu fassende Gefahr, welche häufig unentdeckt bleibt und im Zuge dessen die IT-Sicherheit sowie den Datenschutz von Unternehmen gefährdet, ist die Schatten-IT. Aber was versteckt sich hinter dem Begriff eigentlich und warum sollten Unternehmen diese Bedrohung ernst nehmen? Stellungsnahmen auf diese Fragen erhalten Sie in den folgenden Textabschnitten.
Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Fortschritt hat die Businesswelt nachhaltig geändert und Firmen in die Lage gebracht, ihre Geschäftsstrukturen zu optimieren, datengetriebene Geschäftsmodelle zu erstellen sowie innovative Produkte und Dienstleistungen zu kreieren. Ob es um Resilienz, Agilität, Effizienzsteigerung, innovative Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder Kostenvorteile geht – die Möglichkeiten, welche sich aus der fortschreitenden Evolution bahnbrechender Technologien ergeben, sind quasi unbegrenzt und eröffnen Firmen bisher unerwartete Möglichkeiten.
Entsprechend einer aktuellen Studie des Capgemini Research Institutes passen sich etliche Firmen dieser Entwicklung an und setzen ihren Schwerpunkt auf smarte Produkte und Dienstleistungen, die auf digitalen Technologien oder künstlicher Intelligenz aufbauen. Rund sieben von zehn Unternehmen sind der Meinung, dass sie ohne Investitionen in intelligente Produkte und Services Marktanteile einbüßen plus Wettbewerbsvorteile gefährden. Es wird erwartet, dass in den nächsten drei Jahren ca. 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus intelligenten Services stammen werden, obwohl es heute durchschnittlich nur 12 Prozent sind.
Ungeachtet dieser Pluspunkte führt die Implementierung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends auch zu nicht erwarteten Nebenwirkungen, primär in Form von Schatten-IT.
Schatten-IT: Software, Anwendungen und Cloud-Services unter dem Radar!
Unter Schatten-IT interpretiert man den Gebrauch von nicht autorisierten IT-Instanzen im Rahmen eines Unternehmens, die ohne das Wissen, die Genehmigung oder die Kontrolle der IT-Abteilung gebraucht werden. Jene nicht autorisierten Systeme oder Werkzeuge werden häufig von Mitarbeitern eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu simplifizieren, eine Zusammenarbeit oder die Produktivität zu potenzieren, ohne hierbei die potenziellen Gefahren in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz zu beachten.
Schatten-IT kann dabei sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Abteilungen gebraucht werden und enthält sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Smartphones, Router oder Drucker als auch Software-Komponenten beispielsweise Cloud-Dienste, Apps oder selbst entwickelte Anwendungen und Skripte.
Warum sollte ich mich für Schatten-IT interessieren?
Die unkontrollierte Verwendung von Schatten-IT stellt eine erhebliche Bedrohung für Firmen dar und birgt immense Risiken. Einige der möglichen Gefahren und Risiken von Schatten-IT sind:
- Sicherheitsrisiken: Wenn Angestellte Schatten-IT-Tools oder -Dienste ohne eine Befugnis oder das Wissen der IT-Abteilung verwenden, können Sicherheitsbedrohungen entstehen. Die IT-Abteilung hat keinerlei Übersicht über die verwendeten Systeme, was bedeutet, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben können.
- Compliance-Risiken: Unternehmen unterliegen oft branchenspezifischen Vorschriften und Gesetzen, die bestimmte IT-Sicherheitsanforderungen anweisen. Die Verwendung von Schatten-IT könnte dazu führen, dass Unternehmen jene Vorschriften nicht befolgen, was zu Strafen oder rechtlichen Konsequenzen führen könnte.
- Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools sowie -Dienste verwendet werden, die keinesfalls von der IT-Abteilung bewilligt wurden, können sensible Unternehmensdaten in nicht autorisierten Systemen gespeichert werden. Wenn diese Systeme nicht sicher sind oder nicht regelmäßig gewartet werden, besteht ein höheres Risiko, dass diese Daten abhandenkommen oder geklaut werden.
- Unzureichender Support: Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Tools oder -Dienste nutzen, die nicht von der IT-Abteilung unterstützt werden, kann das zu technischen Problemen führen. Ohne die Förderung der IT-Abteilung kann es schwierig oder unmöglich sein, Komplikationen zu beseitigen, was wiederum zu einer Störung der Geschäftstätigkeit leiten kann.
- Kosten: Schatten-IT-Tools oder -Dienste können kostspielig sein, insbesondere wenn diese von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Diese Kosten können sich summieren und das Budget der IT-Abteilung belasten.
- Ineffizienz: Wenn Arbeitnehmer verschiedene Schatten-IT-Tools und -Dienste verwenden, kann dies zu einer ineffizienten Zusammenarbeit führen. Es könnte schwierig sein, Informationen zu teilen oder zusammenzuarbeiten, wenn jeder Mitarbeiter unterschiedliche Tools nutzt.
Wirksame Mittel gegen Software-Wildwuchs!
Um die Verbreitung von Schatten-IT in Unternehmen zu umgehen oder einzudämmen, müssen Firmen verschiedene Ansätze in die Wege leiten und hier sowohl präventive als auch reaktive Strategien in die IT-Sicherheitsstrategie einbeziehen. Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Erwartungen wie auch Anforderungen der Arbeitnehmer zu ermitteln und passende, genehmigte Tools und Anwendungen bereitzustellen, welche deren Produktivität unterstützen, ganz ohne die Sicherheit zu riskieren. Andere präventive sowie reaktive Maßnahmen inkludieren:
• Sensibilisierung und Schulung: Durch kontinuierliche Schulungen sowie Sensibilisierungsmaßnahmen können Mitarbeiter über die Risiken der Schatten-IT gebrieft und diesen die Bedeutung der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien wie auch IT-Vorschriften vermittelt werden.
• Richtlinien und Prozesse: Firmen sollten klare und verständliche Regelungen für die Nutzung von IT-Ressourcen sowie Anwendungen entwickeln und in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Diese Richtlinien sollten die Verwendung von Schatten-IT explizit adressieren und angemessene Sanktionen für Verstöße festlegen.
• IT-Audit und Überwachung: Die Umsetzung regelmäßiger IT-Audits und die Einführung von Überwachungssystemen können dazu beitragen, die Verwendung von Schatten-IT sowie nicht genehmigten Anwendungen aufzudecken und verdächtige Unternehmungen schnell zu ermitteln.
• Zugangskontrollen und Identitätsmanagement: Firmen sollten robuste Zugangskontrollen und Identitätsmanagement-Systeme einbinden, um zu garantieren, dass bloß autorisierte Nutzer Zutritt zu wichtigen Informationen oder Systemen haben.
• Offene Kommunikation und Feedback-Kultur: Die Förderung einer geöffneten Kommunikations- und Feedback-Kultur, in der Arbeitnehmer ermutigt werden, Zweifel bezüglich der IT-Sicherheit auszudrücken und Ideen für Verbesserungen zu machen, kann hierzu beitragen, Schatten-IT-Anwendungen proaktiv zu identifizieren und gemeinschaftlich Lösungen zu entwickeln.
• Incident Response und Notfallplanung: Unternehmen sollten Incident-Response-Pläne entwickeln, die klare Verantwortungsbereiche und Verfahren für die Interaktion mit Sicherheitsvorfällen im Kontext mit Schatten-IT definieren. Diese Pläne sollten in regelmäßigen Abständen geprüft und ergänzt werden, um sicherzustellen, dass diese auf dem aktuellsten Stand der Technik sind und den sich ändernden Bedrohungen und Gefahren gerecht werden.
Eine Chance für Innovation und Kreativität im Unternehmen!
Ungeachtet der Risiken, die mit dem Gebrauch von Schatten-IT verbunden sind, bestehen ebenfalls ein paar Vorteile. Wenn Mitarbeiter selbstständig Programme aussuchen und implementieren können, kann das zu einer Aufwertung ihrer Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen beitragen. Sie fühlen sich motiviert, ihre Produktivität zu erhöhen und die Arbeit effizienter zu machen. Außerdem kann das Einbeziehen von Beschäftigten bei der Wahl neuer Softwarelösungen hierzu führen, dass jene diese mehr akzeptieren und gebrauchen.
Ein anderer Vorteil von Schatten-IT ist die Reduzierung des Workloads für die IT-Abteilung. Während nicht alle Schatten-IT-Lösungen sicher und sinnvoll sind, können ein paar von ihnen dennoch den Arbeitsaufwand der IT-Abteilung reduzieren. Arbeitnehmer können sich um die Implementierung und Nutzung bestimmter Anwendungen eigenständig kümmern und die IT-Abteilung dadurch entlasten. Diese kann sich somit auf anspruchsvollere Aufgaben mit größeren geschäftlichen Vorteilen konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil von Schatten-IT liegt in der Zeitgewinnung für die Beschäftigten. Anstatt Anträge für ein innovatives Tool einzuschicken wie auch auf die Implementierung durch ihre IT-Abteilung zu warten, können Arbeitnehmer eine Anwendung selber einrichten und sofort benutzen. Dies kann zu einer besseren Nutzung von Arbeitszeit wie auch Ressourcen führen.
Fazit: Keine Angst vor Schatten-IT!
Fakt ist: Schatten-IT bleibt ein zweischneidiges Schwert für Unternehmen. Auf der einen Seite kann sie die Arbeitsweise beschleunigen sowie die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Auf der anderen Seite bringt diese enorme Risiken für eine IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz mit sich. Um diese komplexen Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, ist eine gesamtheitliche und umfassende IT-Sicherheitsstrategie unabdingbar, die sowohl vorbeugend als auch reaktive Methoden beinhaltet. Durch die gezielte Implementierung solcher Strategien sind Firmen in der Lage, nicht bloß die Gefahren der Schatten-IT effektiv zu reduzieren, sondern ebenso eine sicherere, effizientere und produktivere Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu entwerfen.
