Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- und Kollaboration-Plattform, welche E-Mail, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Exchange bringt zusätzliche Optionen wie die Möglichkeit, Nachrichten an andere Exchange-Benutzer zu senden, Arbeitstermine zu generieren und zu teilen, Kontakte zu verwalten und Aufgaben zu erstellen und zu verfolgen.
Microsoft Exchange ist eine zentrale Komponente von Office 365, dem cloudbasierten Service, welcher Benutzern die Option gibt, auf ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben von jedem internetfähigen Gerät aus zurückzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein gefragter E-Mail-Dienst, der vielen Unternehmen eine verlässliche wie auch geschützte E-Mail-Lösung bietet. Mit der neuen Microsoft Exchange Cloud können Firmen ihre E-Mail-Konten in der Cloud hosten sowie so von überall auf ihre E-Mails zurückgreifen.
Microsoft Exchange ist jedoch viel mehr als ein E-Mail-System: Exchange umfasst darüber hinaus Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, intelligente Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter sowie eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine breit gefächerte Suchfunktion wie noch vieles mehr.
Ein weiteres wichtiges Feature von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Existierende Geräte wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder auch Teams zuordnen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich gewährleisten, dass Meetings reibungslos stattfinden, da allzeit auch wirklich die korrekten Räumlichkeiten und Geräte bereit stehen.
Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat etliche Vorzüge, so ist die Lösung beispielsweise anpassbar, mit verschiedenen Typen betreibbar, mit jedem System verwendbar und bietet eine tiefe Integration in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.
Cloud oder nicht Cloud: So lässt sich Exchange hosten
Es gibt zwei Arten, um die Groupware-Lösung Exchange zu betreiben: Auf dem eigenen Server oder via Cloud. Selbst hybride Mischformen der Server-Inbetriebnahme und des Online-Services sind mit Exchange machbar. Entscheidet man sich für die Cloud-Version, kann man entweder die Microsoft Cloud wählen oder Exchange auf Servern von Drittanbietern hosten.
- On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die eigene, vorhandene IT-Infrastruktur eingliedern zu können, sind die Serverlizenz sowie die sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) nötig. Nur wenn man beides hat, ist man befugt, Microsoft Exchange auf der eigenen Hardware in seinem Rechenzentrum zu nutzen.
- Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Kontext des Onlinedienstes Microsoft 365 darf der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Version nutzen zu können, braucht es eine sogenannte User Subscription License (USL). Damit ist man berechtigt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu benutzen – zeitgleich ist aber auch ein paralleler Betrieb im privaten Rechenzentrum erlaubt, sodass sich flexibel hybride Hosting-Szenarien realisieren lassen.
- Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Infrastruktur binnen Europas: Statt die Microsoft Cloud zu gebrauchen, kann man Exchange ebenso über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder auch IT-Dienstleister, welche bei Microsoft entsprechende Lizenzen besorgt haben, bieten ein Exchange-Hosting oftmals in Fasson bedarfsgerechter Tarifpakete an, die sich passgenau an die Erfordernisse des Unternehmens anpassen lassen können.
Welches Nutzungsmodell ist denn jetzt am sinnvollsten für mich? Dies hängt größtenteils von der Größe des Unternehmens ab. Für kleinere bis mittelständische Firmen bieten sich cloudbasierte Services an, da diese meist weder über die Mittel noch über das nötige Personal verfügen, das für die Installation und Unterhaltung des Microsoft Exchange Servers nötig sind. Wer maximale Kontrolle über Backups, Datenschutz plus Co. haben möchte, für den kommt jedoch bloß der Betrieb im eigenen Rechenzentrum in Frage – nur bei dieser Betriebsvariante obliegt einem die Datenhoheit, was wiederum für die Unternehmen ein zentraler Gesichtspunkt ist.
Datenschutz & Exchange: Passt das zusammen?
Microsoft Exchange bietet Nutzern eine ganze Menge von Sicherheitsfunktionen, die ihnen dabei helfen, die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien zu versichern und Daten vor unbefugtem Zugang zu schützen. Generell kann man sagen: Exchange ermöglicht es Firmen, die Kontrolle über ihre E-Mail-Interaktion, deren Kontakte und Termine zu behalten. Es kann sichergestellt werden, dass bloß autorisierte Personen Zugriff auf Daten erlangen.
Aber reicht das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Themengebiet, vor allem für Unternehmen aus Europa. Mit der Implementierung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an die Sicherheit personenbezogener Daten deutlich angestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt natürlich der DSGVO. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, nimmt die On-Premise-Variante – bei ebendieser sind die Daten im eigenen Haus und man hat die volle Datenhoheit. Fehlen einem dafür Ressourcen, dann bietet es sich an, Exchange über einen Anbieter in der Cloud zu betreiben. Doch Vorsicht: Das Rechenzentrum, in dem die Daten gespeichert sind, sollte sich in Europa (für deutsche Unternehmen im besten Fall in Deutschland) befinden und nach ISO27001-anerkannt sein!
Zum Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfassenden Leitfaden bereit.
